第8節(jié) 會議的禮儀

　　會議已經(jīng)成為職場中最常見的一種工作形式，它包括內(nèi)部會議和外部會議。會議能夠集合眾人的智慧和思想，如果一件事情涉及很多部門，開會時(shí)就可以將信息及時(shí)溝通，避免逐個(gè)部門的講解和傳達(dá)。雖然有時(shí)枯燥的會議會令人反感，你會覺得是在浪費(fèi)時(shí)間，但不能否認(rèn)，會議的確能夠在工作中起到很重要的作用，解決問題、溝通想法、傳達(dá)信息、集思廣益等等，這種面對面的交流形式能夠增加工作效率。因此，當(dāng)會議被賦予越來越多功能時(shí)，會議禮儀也就成了一門不容回避的知識。

　　會議禮儀，就是會議前、會議中、會議后的流程及參會人應(yīng)懂得的注意事項(xiàng)，這是保證會議有一個(gè)良好執(zhí)行力的基礎(chǔ)，也能夠體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的管理水平。

　　會議的名稱無論多少，其實(shí)無外乎就是工作會議、業(yè)務(wù)會議、社會會議這三大類。最普遍最頻繁的應(yīng)該是工作會議，比如工作的周例會、月例會、年初的計(jì)劃會議、年終的總結(jié)會議、表彰先進(jìn)員工會議等等，這樣的會議參加者，大多是內(nèi)部員工或是本系統(tǒng)的人員。

　　業(yè)務(wù)性會議的參與者就比較廣泛了，比如新產(chǎn)品發(fā)布會，可能也會有媒體人士的參與，學(xué)術(shù)研討會則會邀請一些行業(yè)內(nèi)有貢獻(xiàn)、有威望的人參與，另外還有洽談會或是展覽會等等。

　　社會性會議就是以交際為目的而舉行的一些會議，比如茶話會、聯(lián)歡會等。

　　一個(gè)成功的會議要從會議前的準(zhǔn)備開始。

　　第一，要確定會議的主題及開這個(gè)會的必要性。一些可有可無的會議或是可用其他方式替代的會議，在現(xiàn)代企業(yè)里應(yīng)能不開就不開，畢竟這是對人力、物力的一種資源消耗。如果有需要集體討論決定的事項(xiàng)、需要各部門參與的工作分配與協(xié)調(diào)、要傳達(dá)講解重要的信息、解決一些重大問題等，這樣的會議是值得而且必須要開的，這需要會議召開者有一個(gè)明確的會議目標(biāo)和主題。

　　第二，制定會議的流程。只有嚴(yán)謹(jǐn)依程序進(jìn)行的會議，才能保證質(zhì)量，缺少人為的隨意性，會議才會按既定目標(biāo)良好完成。這其中要細(xì)致到與會人員名單、發(fā)言的人數(shù)、時(shí)間的長短、環(huán)節(jié)的銜接等等。

　　第三，要做好圍繞會議的一些相關(guān)準(zhǔn)備工作。比如時(shí)間的征詢與選擇，地點(diǎn)的考察與確定，茶點(diǎn)、麥克風(fēng)等相關(guān)物品的準(zhǔn)備等。選擇時(shí)間很重要，一般來說，在早晨時(shí)人們是最清醒的時(shí)候，所以現(xiàn)在很多公司都有"早會"。參會人員良好的情緒是保證會議質(zhì)量的基礎(chǔ)，要盡量避免在非工作時(shí)間開會，如果與會人員都在打呵欠或是內(nèi)心反抗，很難想象他們能夠有激情、智慧和參與熱情。開會的時(shí)間不要過長，一般來說超過一個(gè)半小時(shí)的會議就會令人煩躁，如果是兩三個(gè)小時(shí)，就會令人反感和抗拒，反應(yīng)也變得緩慢。因此，簡潔有效是一個(gè)成功會議的標(biāo)志。如果不得不長時(shí)間進(jìn)行，中間則要安排休息時(shí)間，讓大家舒展一下身體，去洗手間方便一下，或是解決一些個(gè)人事情，比如打電話等。地點(diǎn)的選擇則要以方便大家為原則，如果是與客戶開會，則應(yīng)征詢對方意見，并且盡量做到方便客戶。

　　第四，做好最后確認(rèn)工作。再次與參會人員核實(shí)，確保會議信息準(zhǔn)確無誤地傳達(dá)給對方，并對會議所需的電腦、投影儀等做測試，以保證其在會問使用正常。